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Missions principales
Pilotage et coordination de l’agenda du Maire
- Agenda du Maire pour les 3 mandats détenus (Maire, Conseillère Métropolitaine et Conseillère Départementale)
- Organisation de réunions à la demande du Maire ou du Directeur de Cabinet
- Traitement journalier des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage en collaboration avec le Directeur de Cabinet
- Suivi des invitations des évènements organisés par la ville en lien avec la Direction de la Communication/ Cabinet
- Gestion de la représentation du Maire et confirmation de ses interventions (hors discours), auprès des partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc…)
Préparation et suivi des dossiers
- Suivi et rédaction des courriers relatifs aux projets suivis par le Maire et ce, jusqu’au classement des dossiers (en coordination avec le Directeur de Cabinet et le cas échéant la Direction générale)
- Gestion des pétitions, des réclamations, réponses aux sollicitations diverses.
Interface entre les Élus, le Maire, le Directeur de Cabinet, la Direction Générale des Services
. Préparation des plannings de réunions/évènements
. Envoi des ordres du jour des réunions d’élus, rédaction, participation aux réunions de municipalité et transmission des relevés de décisions.
. Administration du site extranet des élus (mise à jour et rédaction de contenus)
. Suivi des commissions intercommunales auxquelles les élus siègent et partage des informations
Valorisation et communication des projets
. Gestion de certains outils de communication notamment en priorité l’extranet des Elus (peut contribuer à l’alimentation de la page Facebook de la ville) en lien avec la direction communication / directeur de Cabinet et le suivi de l’interface « Mon avis citoyen »
. Rédaction d’information ou de synthèse.
. Appui à la valorisation des projets des directions.
Missions secondaires :
Préparation des assemblées
. Préparation, organisation (administrative et logistique) et convocation des élus aux commissions générales et aux conseils municipaux et suivi du conseil sur le logiciel dédié (AIRS Délib).
Remplacement en cas d’absence
Vous remplacez ponctuellement l'assistante de la direction générale en cas d'absence prolongée.
Profil recherché : Bac + 3 minimum
Expérience souhaitée dans la fonction
Qualités rédactionnelles et orthographiques exigées (savoir construire un argumentaire)
Qualités relationnelles, capacité d’écoute, sens de l’initiative, gestion des priorités et urgences s’adapter à la diversité des interlocuteurs
Rigueur, autonomie, fiabilité
Dynamisme, réactivité
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Permis B souhaité
Disponibilité
Sous l'autorité directe du Maire et en collaboration étroite avec le Directeur de cabinet et la Directrice générale des services, vous accompagnez Madame le Maire dans l’exercice de ses responsabilités. Vous participez à la valorisation des projets et assurez un relais actif entre les habitants et les Elus et ce, et dans le cadre de la politique de proximité portée par la commune.
Vous êtes en relation permanente avec les Élus et les institutions.
Vous assurez, dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique de vos missions, le lien entre les habitants, le Maire / le Cabinet, les Elu(e)s, les services et les autres collectivités.