Secrétaire de service exploitation et maintenance (H/F)

Les missions du poste

Votre quotidien : 

Être le garant de l’exécution des actes de gestion courante ;
Contribuer à l'exécution administrative et financière, dans le respect des procédures, des règlementations et des délais des différents dossiers.
Collecter et gérer l’ensemble des demandes de travaux des EPLE et s’assure de l’envoi d’une réponse formalisée ;
Gérer le suivi des visites des vérifications et maintenance périodiques sur les bâtiments Hors EPLE ;
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de I ’information nécessaire au bon fonctionnement du service, avec les autres directions de la collectivité et notamment la Direction Parcours de l'Agent (PDA) et la Direction des Lycées Normands (DLN)
Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
Prendre en charge plus particulièrement les activités liées à l’action du Service Exploitation Maintenance (SEM).

et plus précisément vos missions :

Mettre à jour les fiches des établissements et les  tableaux de suivi ;
Prendre en charge plus particulièrement les activités liées  à l'action du Service Exploitation et Maintenance (SEM) du site de Caen en lien avec le SEM de Rouen ;
Assure le lien entre les Equipes Mobiles de Maintenance (E2M) et la RH en appui avec les Gestionnaires Techniques (GT) : Absences, congés, déclaration d'accident, ordre de mission, frais etc. Mise à jour des heures de chantiers E2M ;
Suivi et commandes des EPI ;
Faire le point avec les RET sur les photos de chantier (avant/après) qui seront insérer dans la présentation les jours J ;
Prise en charge de l'accueil d'un nouvel Agent (mobilier, informatique, téléphonie,...) et les ordres de missions ;
Organisation de réunion, de déplacement,....
Participe à la permanence des activités de secrétariat en cas d'absence d'une ou d'autres assistantes administratives de la Direction DBR.